• Home
  • Blog
  • 5 tips for å lykkes med ditt arrangement
  • Jørgen

5 tips for å lykkes med ditt arrangement

God struktur er nøkkelen til et vellykket arrangement. Som arrangør kan det være vanskelig å forutse alle potensielle fallgruver. Dette krever både erfaring og trening.

Basert på vår erfaring har vi derfor laget en liste med 5 tips for å hjelpe deg å lykkes med ditt arrangement. Disse tipsene er like relevante om du arrangerer konserter, eventer eller konferanser; hovedutfordringene er universelle!

 - Gratis kjøreplan mal? Last ned her - 

1 - Start tidlig

Begynn planleggingsarbeidet tidlig. Som arrangør må du sannsynligvis forholde deg til både deltakere og leverandører. Kommunikasjon og dialog med eksterne aktører kan fort bli en langt mer tidkrevende prosess enn først regnet med. Det er derfor viktig "bruke tid på disse prosessene. Det er frustrerende å stå tre uker før arrangementet uten et lokalet, fordi stedet du hadde dialog med, viste seg å ikke være egnet. Det er derfor lurt å gå i gang med å velge leverandører og samarbeidspartnere til arrangementet så tidlig som mulig.

2 - Involver

Som arrangør er det forventet at du har kontroll på det store bildet. Det er derimot ikke forventet av deg at du skal kunne alt. Underveis i planleggingsarbeidet vil du kanskje komme i en situasjon hvor du må ta stilling til noe du ikke har kompetanse på. Ikke vær redd for å søke hjelp eller involvere leverandører med kunnskap om det aktuelle temaet. Har du fått en teknisk rider fra et band som du er usikker på? Snakk med din tekniske leverandør!  Har du fått innmeldinger om allergier til middagen? Snakk med de som er ansvarlig for catering! Dette høres kanskje banalt ut. Antagelser kan fort vise seg å være feil! “Å anta”, er en av de mest vanlige feilene en arrangør gjør, og kan potensielt skape store problemer! Det er mye sannhet i ordtaket “Assumptions are the mother of all screw ups”

3 - Informer

Det å sørge for at alle involverte parter til en hver tid har den informasjonen de trenger, kan være en vanskelig oppgave. En tradisjonell strategi for å løse dette problemet er å sammenfatte all viktig informasjon i en produksjonsplan. Denne planen sendes så ut til alle som skal jobbe eller bidra i arrangementet. Det er flere problemer med denne strategien. For det første er det svært tidkrevende å produsere et slikt dokument. Informasjonen i dokumentet blir fort utdatert, og det er vanskelig å få kommunisert ut endringer til alle involverte. Produksjonsplanen vil også inneholde svært mye informasjon. Dette medfører at den enkelte bidragsyter må potensielt lete gjennom et stort dokument for å finne den informasjonen de trenger. Vi anbefaler derfor å bruker digitale løsninger som lar deg dele informasjon mer dynamisk, og som forenkler arbeidet med å lage en produksjonsplan. Crescat er et slikt verktøy som lar deg lage digitale produksjonsplaner, og som skaper bedre informasjonsflyt i produksjonen.

4 - Disponer tid

Planlegg tiden nøye. Dette gjelder både i tiden fram mot arrangementet, og ikke minst tiden under selve arrangementet. Det er viktig å ha en plan for milepæler i planleggingsarbeidet. Sett datoer for når lokalet skal være booket, når leverandører skal være på plass og andre viktige hendelser. Husk å beregn god tid i alle ledd.

Under selve arrangementet er det vanlig å ha to ulike typer planer. Det ene typen er en dagsplan, og den andre er en minutt for minutt plan. Dagsplanen gir et totalt overblikk over alle aktiviteter i løpet av dagen, til både deltakerne og bidragsytere. Crescat har et godt verktøy for å lage grafiske og personlige dagsplaner for alle involverte bidragsytere i produksjonen.

En kjøreplan, også kalt en minutt-for-minuttplan, skal gi en detaljert oversikt over det som skal formidles fra scenen og når. For eksempel ved gjennomføringen av en konferanse skal en minutt-for-minuttplan gi oversikt over hvilken foredragsholder som er på scenen til hvilken tid. Det er også vanlig at en kjøreplan inneholder ques eller notater til teknisk personell som inspisient, lyd, lys og AV. En kjøreplan mal finner du nederst på siden.

5 - Lag budsjetter

Lag et så detaljert budsjett for arrangementet som overhodet mulig. Ta deg også tid til å hente inn anbud fra flere ulike leverandører. Det kan være stor prisforskjell for samme tjeneste eller produkt, men husk; dersom tilbudet virker for godt til å være sant, så er det sannsynligvis det.

Det er også store kvalitetsforskjeller mellom aktørene. Det finnes dessverre også useriøse aktører i bransjen. Ta deg derfor tid til å sjekke leverandørens referanser dersom du er i tvil.

 

- Last ned gratis kjøreplan mal -

Nyskapingsparken
Thormøhlens Gate 51
5006 Bergen 
Norway
Orgnr: 919 076 123

This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Cookies make it easier for us to provide you with our services. With the usage of our services you permit us to use cookies.
Ok