fbpx

5 tips for å lykkes med ditt arrangement!

5 tips for å lykkes med et arrangement

God struktur er nøkkelen til et vellykket arrangement. Som arrangør kan det være vanskelig å forutse alle potensielle fallgruver. Dette krever både erfaring og trening.

Basert på vår erfaring har vi derfor laget en liste med 5 tips for å hjelpe deg å lykkes med ditt arrangement. Disse tipsene er like relevante om du arrangerer konserter, eventer eller konferanser; hovedutfordringene er universelle!

1-Start tidlig

Begynn planleggingsarbeidet tidlig. Som arrangør må du sannsynligvis forholde deg til både deltakere og leverandører. Kommunikasjon og dialog med eksterne aktører kan fort bli en langt mer tidkrevende prosess enn først antatt. Det er derfor viktig «bruke tid på disse prosessene. Det er frustrerende å stå tre uker før arrangementet uten et lokale, fordi stedet du hadde dialog med viste seg å ikke være egnet. Det er derfor lurt å gå i gang med å velge leverandører og samarbeidspartnere til arrangementet så tidlig som mulig.

2-Involver

Som arrangør er det forventet at du har kontroll på det store bildet. Det er derimot ikke forventet av deg at du skal kunne alt. Underveis i planleggingsarbeidet vil du kanskje komme i en situasjon hvor du må ta stilling til noe du ikke har kompetanse på. Ikke vær redd for å søke hjelp eller involvere leverandører med kunnskap om det aktuelle temaet. Har du fått en teknisk rider fra et band som du er usikker på? Snakk med din tekniske leverandør!  Har du fått melding om allergier til middagen? Snakk med de som er ansvarlig for catering! Dette høres kanskje banalt ut. Antagelser kan fort vise seg å være feil. Å anta er en av de mest vanligste feilene en arrangør gjør, og kan potensielt skape store problemer. Det er mye sannhet i ordtaket “Assumptions are the mother of all screw ups”.

3-Informer

Det å sørge for at alle involverte parter til enhver tid har den informasjonen de trenger, kan være en vanskelig oppgave. En tradisjonell strategi for å løse dette problemet er å sammenfatte all viktig informasjon i en produksjonsplan. Denne planen sendes så ut til alle som skal jobbe eller bidra i arrangementet. Det er flere problemer med denne strategien. For det første er det svært tidkrevende å produsere et slikt dokument. Informasjonen i dokumentet blir fort utdatert, og det er vanskelig å få kommunisert ut endringer til alle involverte. Produksjonsplanen vil også inneholde svært mye informasjon. Dette medfører at den enkelte bidragsyter potensielt må lete gjennom et stort dokument for å finne nødvendig informasjon. Vi anbefaler derfor å bruke digitale løsninger som lar deg dele informasjon mer dynamisk, og som forenkler arbeidet med å lage en produksjonsplan. Crescat er et slikt verktøy som lar deg lage digitale produksjonsplaner, og som skaper bedre informasjonsflyt i produksjonen.

4-Disponer tid

Planlegg tiden nøye. Dette gjelder både i tiden fram mot arrangementet, og ikke minst tiden under selve arrangementet. Det er viktig å ha en plan for milepæler i planleggingsarbeidet. Sett datoer for når lokalet skal være booket, når leverandører skal være på plass og andre viktige hendelser. Husk å beregn god tid i alle ledd.

Under selve arrangementet er det vanlig å ha to ulike typer planer. Det ene typen er en dagsplan, og den andre er en minutt for minutt plan. Dagsplanen gir et totalt overblikk over alle aktiviteter i løpet av dagen, til både deltakerne og bidragsytere. Crescat har et godt verktøy for å lage grafiske og personlige dagsplaner for alle involverte bidragsytere i produksjonen.

En kjøreplan, også kalt en minutt for minuttplan, skal gi en detaljert oversikt over det som skal formidles fra scenen og når. For eksempel ved gjennomføringen av en konferanse skal en minutt for minuttplan gi oversikt over hvilken foredragsholder som er på scenen til hvilken tid. Det er også vanlig at en kjøreplan inneholder ques eller notater til teknisk personell som inspisient, lyd, lys og AV. En kjøreplan mal finner du nederst på siden.

5-Lag budsjetter

Lag et så detaljert budsjett for arrangementet som overhodet mulig. Ta deg også tid til å hente inn anbud fra flere ulike leverandører. Det kan være stor prisforskjell for samme tjeneste eller produkt, men husk; dersom tilbudet virker for godt til å være sant, så er det sannsynligvis det.

Det er også store kvalitetsforskjeller mellom aktørene. Det finnes dessverre også useriøse aktører i bransjen. Ta deg derfor tid til å sjekke leverandørens referanser dersom du er i tvil.

Comments are closed.